Las ventajas de tener un Comité de Digitalización en tu empresa

Las empresas que mejor evolucionan no son las más tecnológicas, son las que mejor adecúan la tecnología para mejorar sus procesos y sus productos o servicios. Leen dónde entregan valor y allí aplican.

Si algo nos han enseñado estos dos años, ha sido la necesidad de acompañar los planes estratégicos con planes directores que permitan ir trabajando de manera ágil el corto plazo, tomando decisiones que permitan la flexibilidad y el cambio de rumbo al que nos lleva el nuevo panorama en la era del caos (léase BANI, VUCA y demás). Y con mayor relevancia, tener un plan director que nos asegure la transformación digital y que nos ayude a convertirnos en competitivos, relevantes y sostenibles.

La tecnología es un factor de desarrollo competitivo básico. Las empresas que mejor evolucionan no son las más tecnológicas, son las que mejor adecúan la tecnología para mejorar sus procesos y sus productos o servicios. Leen donde entregan valor y allí aplican. La tecnología como un medio y nunca como un fin.

Dentro de esta fotografía, tener un Comité de Digitalización es un elemento muy importante para integrar en las organizaciones de todas las empresas, incluidas las pymes del tamaño que sean. Obviamente, el tamaño de la compañía determinara el tamaño de dicho equipo de trabajo y el grado de dedicación exclusiva de sus integrantes.

Un Comité de Digitalización tiene dos objetivos básicos: velar por que la transformación digital se produzca de una manera continuada y efectiva y conseguir la digitalización de las personas: formar en competencias digitales al equipo y capacitar a la empresa para la captación del talento que ayude a evolucionar en esa transformación a la empresa. Todo ello  a través de un grupo estable de trabajo que puede estar compuesto por personal interno únicamente o apoyado por perfiles consultores especializados que colaboran de manera externa.

¿POR QUÉ DEBO PONER EN MARCHA UN COMITÉ DE DIGITALIZACIÓN?

De nada valen las estrategias de digitalización obligadas por situaciones más o menos, propias de la compañía o sobrevenidas por el contexto. Allá por el 2019, la mayoría de pymes tenían en mente poner en marcha estrategias de digitalización de sus procesos (de captación de negocio, productivos, de comunicación, comerciales…) y pocas lo habían hecho ya. En el 2020, se aceleraron o se pusieron marcha el 100% de las estrategias, planteadas o improvisadas. En el 2022, algunas de ellas han abandonado o bajado la guardia ante la “normalización” de la presencialidad. Craso error.

Aquí es donde gana relevancia el concepto de cadencia y la necesidad de un trabajo continuado. Un Comité de Digitalización se preocupa de actualizarse sobre tecnologías o herramientas que sigan mejorando los procesos digitalizados. Y es que la transformación nunca acaba y siempre está viva, al igual que las empresas y las tecnologías.

¿QUIÉN DEBE CONFORMARLO?

Siempre debe estar conformado por personal interno de la empresa y, cuando sea necesario, tendrá miembros externos especialistas en ciertas tecnologías que apoyen con su conocimiento la toma de decisiones.

¿Por qué SIEMPRE personal interno? Obviamente, porque la transformación digital debe estar impulsada desde dentro: concebirla e implementarla, abrazarla y creer en ella. Si estos ingredientes, convirtiéndola en un plan impuesto por personal ajeno a la cultura, al “alma” de la compañía y las personas, está abocada al fracaso.

Los miembros internos conocen perfectamente los procesos, los puntos de fricción que hay que mejorar y los catalizadores que hay que acelerar. Conocen la empresa, conocen el producto y conocen el negocio. No tienen por qué conocer todas las tecnologías y todas las herramientas disponibles para facilitar sus procesos de trabajo, no hay que generar mayor presión o estrés en los trabajadores y por ello, en muchas ocasiones esta complejidad tecnológica se salva con la introducción de consultores que escuchan las necesidades y proponen las soluciones. De nuevo, el equipo interno es el que vuelve a tomar el protagonismo en el proceso de implementación, velando por la integración en tiempo y forma.

Es muy importante que en este grupo de trabajo estén representados los responsables o participantes de los principales procesos (producción, administrativos, comercial, atención al cliente, logística…) y aporten sus necesidades y sus logros. Debe ser un grupo que comparta y trabaje por el bien de la empresa, como bien global y no enfoquen sus esfuerzos de manera individual y tengan una visión única sobre su área de trabajo.

También es recomendable que la participación en el comité sea voluntaria y democrática. Se debe abrir un proceso de presentación de candidaturas a participar en el comité y todos los miembros, menos el Responsable o Director del comité, tengan el mismo nivel de interlocución y participación.

Por último, el Director del comité es el alma de este equipo y el último responsable de las decisiones que se decidan recomendar o trasladar a la Dirección General. Su cometido es ser el engranaje entre las personas, las herramientas y el órgano máximo de Dirección porque elabora el plan de transformación digital, lo eleva para su aprobación y se encarga de su cumplimiento.

TIPOS DE DECISIONES

Los miembros del comité deben tomar decisiones en dos niveles:

 _Estratégicas: Cómo y por qué. El Director del comité debe redactar su hoja de ruta. Entender la situación global a futuro medio (ya hemos dicho que el entorno y la evolución tecnológica propician que sea un error planificar a largo plazo) y proponer las soluciones más efectivas a los retos detectados.

 _Operativas: Qué, cuándo y quién. Se trata del plan de ejecución de la hoja de ruta. Importante son las fases, los tiempos y, sobre todo, los responsables. El Director del comité instaura puntos de control y vela por el cumplimento.

La fórmula perfecta

Como resumen ejecutivo, sin quitarle importancia a este equipo de trabajo y solo para que sirva como esencia, para asegurar larga vida y éxitos, la organización debe tener en cuenta:

_Participación abierta a toda la empresa. Elección de candidatos en función de sus aportaciones y no de su puesto laboral.

_Concepción del comité como sociocrático, con igualdad de validez en las opiniones de los «socios», independientemente de su posición fuera del comité. La figura del Director es un facilitador que cataliza la energía y el talento.

_Implicación de la Alta Dirección. Lo idóneo es que la Alta Dirección cree o impulse el comité, pero de no ser así, el comité tiene el objetivo añadido de irrigar de abajo-arriba y conseguir ese compromiso, porque sin él, no funcionará.

Si has llegado hasta aquí, me gustaría conocer tu opinión y/o tus preguntas sobre la idoneidad y la forma de instaurar con éxito un comité de digitalización en tu empresa.

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